Nada más ejecutar Word, tendremos delante una pantalla cuyo aspecto es particularmente Modern UI. Dividida en dos zonas, en la primera pantalla que veremos tras lanzar Word 2013 tenemos en el lado izquierdo, sobre fondo azul y con letras blancas, una gran banda que muestra los documentos recientes. Bajo estos está habilitado un control para acceder a “Abrir otros documentos”.
El resto de la pantalla es de color blanco, conteniendo en la zona superior y de manera casi imperceptible una barra con los controles “ayuda”, “minimizar” en la barra de tareas, “maximizar“ a pantalla completa y otro control para “cerrar” la ventana. Veremos también, si así lo hemos definido, el avatar asociado a la cuenta de Microsoft con la que manejamos la aplicación.
En paralelo con la zona del avatar está dispuesta una caja de búsqueda y bajo ésta las “búsquedas sugeridas”, que dan acceso a un amplio conjunto de plantillas: Cartas, Currículo, Fax, Etiquetas, Tarjetas, Calendario y En blanco. Cualquier acción que realicemos sobre esta pantalla, con excepción del asistente de cada plantilla, nos lleva directamente a la parte “escritorio tradicional” de la aplicación.
Pantalla archivo
Si una vez dentro de la versión escritorio pulsamos en el control ARCHIVO (está en mayúsculas en letra blanca sobre fondo azul), retornamos al aspecto Modern UI, con otra pantalla similar a la que hemos visto en el inicio de la aplicación.
En ésta, se ha dispuesto, también sobre fondo azul y con letras blancas, un menú que da acceso a varias funciones para manipular archivos como crear, abrir, guardar, imprimir, compartir, etc., que vamos a ver ahora en detalle. La parte derecha es similar a la descrita para la primera pantalla, aunque muestra elementos distintos en función del ítem del menú elegido.
Información
El primero de estos es “Información”. Esta función nos permite acceder ainformación relativa al documento que tengamos abierto en el momento de haber pulsado el control ARCHIVO, dividida en dos columnas. La primera muestra tres funciones: “Proteger documento”, "Inspeccionar documento" y "Versiones".
- Proteger documento: permite elegir qué tipo de cambios permitimos realizar en el documento a otros usuarios. La función se habilita mediante un icono que, además de la leyenda, muestra un candado con una llave. Al pulsar sobre el icono aparecen en un menú desplegable las opciones.
- Inspeccionar documento: para ver determinadas propiedades del mismo. Esto es algo confuso, porque la leyenda del icono asociado muestra otro mensaje: “Comprobar si hay problemas”. Lo que hace esta función en realidad, como podéis ver en la imagen, es dar acceso a tres subfunciones:
- Inspeccionar documento (ahora sí), para comprobar información personal y propiedades ocultas del documento.
- Comprobar accesibilidad: permite buscar contenido que pueda representar dificultad de lectura para personas discapacitadas.
- Comprobar compatibilidad: para revisar qué características del documento no son compatibles con versiones anteriores del programa.
- Versiones: sirve para administrar versiones, recuperar documentos sin guardar y eliminar todos los documentos sin guardar.
En la zona derecha de la pantalla “Información” tenemos un control desplegable denominado “Propiedades”, que da acceso a dos subfunciones: Mostrar el panel de documentos (cambia a escritorio clásico para brindar esta información) yPropiedades avanzadas, que muestra una ventana emergente clásica con las mismas, sin abandonar el lugar donde nos encontramos.
Nuevo
Tras pulsar en el control "Nuevo", aparecerá una pantalla similar a la de inicio, aunque sustituyendo la columna "Recientes" por el menú “Archivo" (que estamos editando). La zona derecha muestra los mismos elementos (búsquedas sugeridas) de la pantalla de inicio.
Abrir, Guardar y Guardar como
Abrir y Guardar como tienen funciones comunes, para guardar los documentos en el equipo local, otra ubicación y directamente en SkyDrive (no olvidemos que el uso de Office 2013 está vinculado a una cuenta Microsoft). En el caso particular de “Abrir”, muestra como primera opción “Documentos recientes” y una lista de los mismos en la columna derecha de la pantalla.
“Guardar”, como cabe esperar, guarda el documento que ya tiene asignado nombre y ubicación, sin hacer nada más, volviendo a la zona clásica de escritorio. En el caso de que deseemos guardar el documento por primera vez, saltará a Guardar como con todas sus características.
“Guardar como” presenta las tres opciones descritas de alojamiento destino, además de una segunda columna contextual con cada una de ellas. Tanto si deseamos guardar el documento en SkyDrive como en el equipo local muestra unaestructura del árbol de carpetas del servicio de alojamiento en la nube, como en el equipo local. En agregar un sitio contempla por defecto Office 365 SharePoint y SkyDrive nuevamente.
Imprimir
Este ítem del menú “Archivo” habilita una pantalla para controlar la impresión muy interesante . En la zona blanca, en la izquierda, tras la leyenda “Imprimir”, está dispuesto el botón para ejecutar la acción directamente con el dispositivo de impresión habilitado como determinado, el número de copias deseadas y un desplegable con todas las impresoras a las que tengamos acceso, o bien añadir alguna. El acceso a todas las propiedades de la impresora está habilitado mediante un control tipo hipervínculo.
Respecto de la configuración de la página, tras la zona de la impresora hay una serie de controles desplegables con iconos asociados que facilitan mucho la tarea, pues están bien pensados y con un golpe de vista a los iconos se adivina fácilmente su cometido. Entre el primer y segundo control hay una caja de texto para seleccionar el número o rango de páginas a imprimir.
El último elemento de esta columna es “Configurar página”, que como su homólogo de impresora sirve para configurar todas las opciones de página. En ambos casos, despliegan una ventana emergente con las opciones, sin necesidad de abandonar la pantalla donde estamos.
En cuanto a la zona derecha blanca, tendremos una vista previa de impresión del documento, con controles para navegar secuencialmente por las páginas, otro para ajustar el tamaño del zoom, y finalmente otro para ajustar la página al área visible si hemos manipulado el zoom.
Digamos que necesitas reproducir una fragmento de texto dentro de un mismo documento. Word te permite copiar el texto en el que estás trabajando y pegarlo en otra área del documento, lo que puede ahorrarte tiempo y trabajo.
Si lo que necesitas es mover un fragmento de un lugar a otro dentro del mismo documento, puedes cortar y pegar el texto.
¿Cómo copiar y pegar?
Paso 1:
Selecciona el texto que quieres copiar.
Paso 2:
Haz clic en el botón Copiar que está en la pestaña Inicio. También, puedes hacer clic con el botón secundario (derecho) del ratón, y en el menú que aparecerá allí, hacer clic en la opción Copiar.
Paso 3:
Ubica el punto de inserción en el lugar en donde quieras que esté el texto que acabas de copiar.
Paso 4:
Haz clic en el botón Pegar que está en la pestaña Inicio. También puedes hacer clic derecho sobre el lugar donde quieres copiar el texto, y seleccionar la opción Pegar en el menú que aparecerá allí. El texto que copiaste aparecerá en el lugar que hayas elegido para pegarlo.
Opciones de pegado
Tienes tres opciones para pegar un texto en Word, independiente si aplicas el comando desde el botón que está en la Cinta de opciones o desde el menú que se despliega cuando haces clic en el botón secundario (derecho) del ratón. Cada una de estas opciones te permiten adecuar el formato del texto que vas a pegar como mejor te convenga. Veamos:
1. Mantener el formato de origen:
El texto mantendrá el mismo formato que tenía originalmente. Por ejemplo, si yo copio una tabla y la pego con esta opción en cualquier documento, la tabla mantendrá su formato original.
2. Combinar formato:
Esta opción cambia el formato para que coincida con el del texto que lo rodea.
3. Mantener solo texto:
Esta opción borra el formato original del texto, lo que permite que lo adaptes más fácilmente al formato del documento donde lo estás pegando.
Dividir la Pantalla
Muchas veces un documento extenso terminado necesita de algunos retoques técnicos, generalmente en el diseño o formato. Sabemos que las vistas de un documento son muy importantes, pero en ocasiones, queremos comparar dos vistas distintas a la vez. La herramienta Dividir permite hacer esto.
A continuación les mostraré como Dividir la ventana.
1° Haga clic en la ficha Vista.
2° En el grupo Ventana, haga clic en Dividir. La ventana se divide en dos.
Cuando la ventana está dividida en dos presenta la misma vista en ambos lados. Puede hacer en la página de una de las vistas divididas y hacer clic en un tipo de vista distinto.
Color y Tamaño de Texto
Cada vez que crees un nuevo documento, la fuente que estará activa por defecto será Calibri. Sin embargo la puedes cambiar fácilmente por alguna de las opciones que tienes en Word. Lo puedes hacer de esta manera:
Paso 1:
Selecciona el texto al que vas a cambiar el tipo de fuente.
Paso 2:
Haz clic en la flecha del cuadro de Fuente. Allí se desplegará un menú de los estilos de fuente que puedes usar en Word.
Paso 3:
Para seleccionar una fuente, haz clic sobre ella, y listo. La fuente del documento cambiará a la que hayas elegido.
¿Cómo cambiar el tamaño de la letra?
Paso 1:
Selecciona el texto que quieres modificar.
Paso 2:
En la pestaña Inicio encontrarás la caja del comando Tamaño de fuente. Allí, haz clic en la flecha que está a un lado de la caja.
Paso 3:
Verás que se despliega un menú donde podrás elegir el tamaño de la fuente que quieres usar.
Paso 4:
Haz clic sobre el tamaño que quieras elegir y el tamaño de la letra cambiará.
Cambiar el color de la fuente y resaltar texto
Paso 1:
Selecciona el texto que quieres modificar.
Paso 2:
En la pestaña Inicio, haz clic en la flecha del botón Color de fuente.
Paso 3:
Verás que se desplegará un menú de colores entre los que puedes elegir. Haz clic sobre el color que quieras elegir, y listo, el color de la fuente cambiará.
Puedes elegir un tono distinto a los que aparecen en el menú, haciendo clic en la opciónMás colores. Verás que se abrirá un cuadro de diálogo en el que podrás elegir entre una gran cantidad de colores. Allí selecciona el color que quieres usar y haz clic en el botónAceptar.
¿Cómo resaltar un texto?
Puedes resaltar un texto para marcar información importante del documento y dirigir la atención del lector hacia ese fragmento. Lo único que debes hacer es seguir estos pasos.
Paso 1:
Selecciona el texto que quieres resaltar.
Paso 2:
Haz clic en la flecha del botón Color de resaltado del texto.
Paso 3:
Se desplegará un menú de colores entre los que puedes elegir para resaltar el texto. Haz clic sobre la opción que desees elegir.
Si quieres dejar de resaltar un texto, selecciónalo y haz clic en la flecha del botón Color de resaltado del texto. Se desplegará un menú en el que debes seleccionar la opción Sin Color.
Corrección de Ortografia
Word automaticamente revisa la ortográfica y la gramática del documento en que estás trabajando. Si encuentra algún error, Word lo marcará con una línea de color debajo de la palabra. Si el error es ortográfico, la línea será roja. Si el error es gramatical, la línea será azul.
Para corregir automáticamente la palabra o frase que Word señala como error puedes hacer esto:
Paso 1:
Haz clic derecho con el mouse sobre la palabra que Word haya subrayado con rojo o azul.
Paso 2:
Se abrirá un menú en donde verás las sugerencias de Word para cambiar o corregir el error. Allí, haz clic en la opción correcta y se corregirá inmediatamente.
Usar el comando Ortografía y gramática:
Paso 1:
En la pestaña Revisar, haz clic en el comando Ortografía y gramática.
Paso 2:
Si tienes algún error ortográfico o gramatical, se abrirá un panel al lado derecho de la ventana indicando el error y la diferentes opciones que tienes para cambiarlo u omitirlo.
